Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Allgemeines

Wir stellen dir diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um dich darüber zu informieren, wie wir mit deinen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:

MAI Marketing Automation Intelligence GmbH
Friesenweg 38
D-22763 Hamburg
Tel.: +49 (0) 40334676210
E-Mail: hello@mai-group.com

Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 158323
Registergericht: Amtsgericht Hamburg

Datenschutzbeauftragter:
Patrick Staniforth
Viktoria Straße 3b, 2nd Floor,
D-86150 Augsburg
Tel.: 0821 / 29707489
E-Mail: datenschutz@mai-group.com

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise dein Name, deine Anschrift, deine Telefonnummer und dein Geburtsdatum, aber auch Daten über deinen konkreten Werdegang etc., die mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit deiner wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Wenn du dich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Online-Bewerbungsformular auf Basis von Personio, bewirbst, erheben und verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Mit dem Absenden einer Bewerbung über unsere Karriereseite bekundest du dein Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufzunehmen. Du übermittelst uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zweck deiner Stellensuche/Bewerbung nutzen und speichern.

Insbesondere werden dabei folgende Daten erhoben:

Name (Vor- und Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Kanal, über den du auf die Stelle aufmerksam geworden bist

Außerdem hast du die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, deinen Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin können sich ggf. weitere personenbezogene Daten befinden, etwa Geburtsdatum oder Adresse.

Auf deine Daten haben nur autorisierte Mitarbeitende aus dem Personalbereich sowie die am jeweiligen Bewerbungsverfahren beteiligten Mitarbeitenden (z. B. Fachbereich) Zugriff.

Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich zum Zweck der Besetzung der vakanten Stelle, für die du dich beworben hast. Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie – soweit du eine Einwilligung erteilt hast – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Deine Daten werden bis zu 180 Tage (ca. 6 Monate) über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies dient in der Regel der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen bzw. der Abwehr etwaiger Ansprüche aus gesetzlichen Vorschriften (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anschließend sind wir verpflichtet, deine Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Fall stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Talent Pool: Darüber hinaus behalten wir uns vor, deine Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool" für 180 Tage nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um dich über etwaige weitere für dich interessante Stellen bei MAI Group zu informieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbungen auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Die Aufnahme in den Talent Pool erfolgt ausschließlich auf Grundlage deiner gesonderten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du im Bewerbungsformular separat erteilst und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst.

Sofern du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhältst und dieses annimmst, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten auf Grundlage von § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses.

Weitergabe der Daten an Dritte

Die im Rahmen deiner Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio SE & Co. KG, die eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage für die Verarbeitung ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortlicher Stelle und Personio.

Betroffenenrechte

Sofern wir als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeiten, hast du als betroffene Person – abhängig von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung – bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), insbesondere ggf. das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten auf deiner Einwilligung beruht, hast du nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, diese datenschutzrechtliche Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Bitte wende dich zur Geltendmachung deiner Betroffenenrechte in Bezug auf die im Rahmen dieses Online-Bewerbungsverfahrens verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Abschnitt „Verantwortliche Stelle").

Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnliches abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Karriereseite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung kannst du unsere allgemeine Datenschutzerklärung auf unserer Website www.mai-group.com einsehen.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, das eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Die im Rahmen deiner Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen im Sinne von Art. 24 DSGVO verantwortlich, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt (siehe oben). Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in diesem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:

Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
D-80335 München

Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München

Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs")

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Abs. 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs")

Zum Zweck der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs") angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Abs. 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, die auf dem Gerät gespeichert werden, mit dem du auf diese Recruiting-Seite zugreifst. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich"), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional"), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance") oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing"). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance-Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie z. B. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) zwingend erforderlich.

Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session

Widerspruchsrecht: Du kannst über deine Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob du Cookies erlaubst oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchtest. Bitte beachte, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, hast du als betroffene Person – abhängig von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung – bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), insbesondere ggf. das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten auf deiner Einwilligung beruht, hast du nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, diese datenschutzrechtliche Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bitte wende dich zur Geltendmachung deiner Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe oben).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung kann hier unsere allgemeine Datenschutzerklärung eingesehen werden.

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